RULE AND REGULATION

Update Per 16 April 2025

PEMBERITAHUAN

1. Peserta WAJIB membaca dan memahami aturan dan regulasi Lomba secara seksama sebelum mengikuti lomba.

2. Peserta WAJIB memeriksa kesehatannya pada dokter jika mereka meragukan kondisi kesehatannya sebelum mengikuti lomba.

3. Syarat dan Ketentuan serta Peraturan Lomba dibuat untuk menciptakan dan mengarahkan lomba dalam skala yang besar, memastikan keselamatan seluruh peserta dan pemangku kepentingan.

4. Segala biaya pendaftaran tidak dapat dikembalikan (non-refundable).

5. Penyelenggara berhak untuk MENOLAK pendaftaran siapapun yang memberikan keterangan yang tidak benar dan tidak melakukan pembayaran sebagaimana mestinya atau gagal memenuhi persyaratan lomba.

PENDAFTARAN

1. Pendaftaran dilakukan melalui website www.trailmatesrace.id dan akan mendapatkan tanda terima pembayaran (invoice) secara digital yang akan dikirim ke masing-masing alamat e-mail Peserta.

2. Jika Peserta tidak menerima tanda terima 5 (lima) hari setelah pendaftaran dan pembayaran dapat menghubungi penyelenggara  melalui Direct Message (DM) di akun instagram resmi @trailmatesrace

3. Peserta wajib mengisi seluruh data pendaftaran dengan informasi yang benar dan akurat. Partisipasi Peserta dapat dibatalkan jika informasi yang diberikan kepada Penyelenggara tidak akurat. Informasi yang salah juga akan berakibat pembatalan hasil lomba dan pemberian hadiah.

4. Peserta yang telah membayar dan terdaftar sebagai Peserta lomba WAJIB mengambil paket lomba (racepack) pada tempat dan waktu yang telah ditentukan oleh penyelenggara. Waktu dan tempat pengambilan paket lomba akan diumumkan melalui akun instagram resmi Trail Mates Race 2025 @trailmatesrace.

5. Pengambilan Paket Lomba (Racepack), Peserta WAJIB menyerahkan dan/atau menunjukkan :

• Dokumen asli atau fotokopi identitas pribadi peserta, seperti KTP/SIM/Kartu Mahasiswa/Pelajar.

• Menunjukkan bukti konfirmasi hasil pembayaran/invoice pembayaran) yang diterima oleh peserta melalui email, baik dalam bentuk cetak atau digital.

• Peserta menyerahkan dokumen (asli) Surat pernyataan/Waiver and Release of Liability yang telah ditandatangani oleh Peserta. Format Surat Pernyataan (Waiver) dapat di download pada website resmi www.trailmatesrace.id atau dengan mengklik link berikut (DOWNLOAD).

• Menunjukkan Mandatory Gears masing-masing Peserta yang telah ditentukan oleh Penyelenggara.

• Surat Keterangan Sehat yang ditandatangani oleh Dokter paling lama H-7 pelaksanaan kegiatan.

6. Proses pengambilan Pake Lomba (Racepack) tidak dapat diwakilkan kepada orang lain.

7. Pengambilan paket lomba (Racepack) hanya dilakukan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh penyelenggara. Panitia TIDAK MELAYANI pengambilan paket lomba (racepack) diluar waktu dan tempat yang tidak ditentukan Penyelenggara.

8. Bagi Peserta lomba yang sudah terdaftar yang tidak dapat hadir atau berhalangan hadir pada saat hari perlombaan (Race Day) berhak atas paket lomba (racepack) tanpa nomor BIB dan akan di kirimkan ke alamat peserta sesuai dengan data pada saat pendaftaran PALING CEPAT H+15 hari setelah perlombaan.

9. Bagi Peserta yang telah berhasil melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan, akan dimasukkan dalam daftar peserta (Entry List) yang ditampilkan pada website resmi www.trailmatesrace.id yang akan di update secara berkala.

10. Saat hari Perlombaan Penyelenggara hanya menanggung biaya retribusi masuk ke kawasan Tahura Sultan Adam bagi Peserta yang telah terdaftar mengikuti lomba dengan memperlihatkan Nomor BIB, untuk biaya parkir kendaraan Peserta tetap dikenakan biaya sesuai ketentuan Tahura Sultan Adam Sultan Adam - Mandiangin.

11. Seluruh biaya pendaftaran tidak dapat dikembalikan dan Penyelenggara berhak menolak pendaftaran bagi siapapun yang memberikan informasi palsu, tidak melakukan pembayaran yang semestinya, atau gagal memenuhi persyaratan lomba.

TATA TERTIB DAN PERATURAN LOMBA

1. Pendaftaran dan BIB tidak dapat dialihkan.

2. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi peserta yang memakai BIB tidak sesuai dengan data saat pendaftaran.

3. Peserta diwajibkan selalu memakai BIB saat perlombaan dan dipasang di bagian depan badan atau yang mudah terlihat oleh panitia.

4. Setiap peserta yang mengikuti lomba tanpa menggunakan nomor BIB resmi yang diberikan kepadanya dapat diberhentikan dan didiskualifikasi dari lomba.

5. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi atau mengecualikan peserta (dari segala kompetisi) yang telah memberikan data dan informasi yang tidak benar atau diperkirakan telah mengkonsumsi makanan/minuman/obat yang dilarang. Penyelenggara tidak wajib mengembalikan biaya pendaftaran.

6. Peserta wajib menghentikan lomba segera setelah jika diminta oleh petugas, tim medis, direktur lomba, tim juri dan atau petugas keamanan / marshall.

7. Peserta dilarang untuk berlari bersama peserta yang tidak terdaftar.

8. Cut-off-time (COT) untuk kategori 20K selama 7 (tujuh) jam, Kategori 10K selama 4 (empat) jam dan kategori 5K selama 2 (dua) jam. Seluruh peserta harus dapat menyelesaikan lomba dibawah waktu COT dari setiap kategori. Bagi peserta yang menyelesaikan lomba melampaui waktu COT tidak akan mendapatkan medali (untuk semua kategori).

9. Pihak pemenang, atau pihak berpotensi menang, dapat mengajukan keberatan dalam waktu 1 (satu) jam secara tertulis yang diserahkan kepada Race Director dengan jaminan sebesar Rp. 5.000.000,00 (tidak dapat dikembalikan jika keberatan dianggap sah) sesudah hasil diterbitkan atau sesudah hadiah diberikan, hal mana yang timbul lebih dahulu.

10. Penyelenggara tidak bertanggung jawab apabila terdapat Peserta yang kehilangan dan/atau mengalami kerusakan atas barang bawaan ataupun kendaraannya di area race central ataupun sepanjang rute lomba.

11. Setiap peserta yang mengikuti lomba WAJIB menjaga kelestarian dan ekosistem alam sepanjang rute, termasuk tidak merusak property yang terdapat dalam lintasan.

12. Dianjurkan menggunakan peralatan atau perlengkapan yang mendukung pelestarian alam, seperti botol minum isi ulang dan tas berbahan ramah lingkungan.

13. Peserta dilarang menggunakan produk seperti spray serangga atau bahan kimia lainnya yang dapat mencemari lingkungan selama acara berlangsung.

14. Dilarang membawa atau menyalakan api di sepanjang jalur lomba untuk menghindari potensi kebakaran hutan.

15. Bertanggung Jawab pada Limbah Peralatan. Jika peralatan seperti sepatu atau pakaian robek, peserta wajib membawa kembali limbah tersebut dan tidak meninggalkannya di jalur.

SYARAT DAN KETENTUAN PESERTA

1. Peserta Trail Mates Race 2025 WAJIB berusia 18 tahun atau lebih saat hari perlombaan. Peserta yang berumur dibawah ketentuan pada hari perlombaan, WAJIB ada pendamping atau menyerahkan dokumen surat izin dari orang tua yang telah di tandatangani oleh salah satu orang tua diatas materai.

2. Penyelenggara berhak melakukan verifikasi atas usia peserta sebelum dan sesudah lomba. Pengecualian atas hal ini hanya dapat dilakukan berdasarkan persetujuan Penyelenggara.

3. Peserta WAJIB menyerahkan Surat Keterangan Sehat sebelum perlombaan sebagai syarat mengikuti perlombaan.

4. Peserta wajib menunjukan Mandatory Gears saat pengambilan RPC atau paket perlombaan sebagai syarat mengikuti perlombaan.

5. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi bagi peserta yang tidak memenuhi syarat perlombaan.

6. Penyelenggara berhak menutup pendaftaran jika seluruh kuota peserta telah terisi penuh, baik untuk early bird maupun normal price.

7. Peserta yang mengikuti lomba adalah peserta yang telah melakukan registrasi melalui website www.trailmatesrace.id Pemindah tanganan dan/atau praktek jual-beli pendaftaran lomba tidak diperbolehkan tanpa konfirmasi atau persetujuan dari penyelenggara. Penyelenggara berhak untuk melakukan pembatalan pendaftaran kepesertaan apabila ditemukan indikasi pemindahan tanganan dan/atau penjualan registrasi ini.

8. Biaya pendaftaran tidak dapat diminta kembali (non-refundable).

9. Penyelenggara berhak untuk membatasi dan menolak pendaftaran tanpa alasan.

10. Penyelenggara berhak untuk menolak pendaftaran jika pendaftar memberikan informasi yang salah, tidak melakukan pembayaran atau gagal memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam form pendaftaran.

11. Penyelenggara berhak untuk membatalkan lomba bila terjadi kondisi diluar kekuasaan Penyelenggara, antara lain kejadian alam luar biasa, hujan deras, petir, wabah, huru hara atau kondisi apapun yang menurut Penyelenggara  membahayakan peserta.

12. Jika lomba dibatalkan karena alasan di luar kekuasaan Penyelenggara, sebagaimana disebutkan di point 8 (delapan) diatas, Penyelenggara tidak akan mengembalikan biaya pendaftaran yang telah diterima dan Penyelenggara tidak bertanggung jawab atau kewajiban apapun atas hal tersebut.

13. Olahraga lari trail bukanlah olah raga yang tidak memiliki risiko dan karenanya masing-masing pelari WAJIB memastikan bahwa kondisi kesehatannya fit sebelum dan pada saat berpartisipasi dalam lomba.

14. Masing-masing pelari bertanggung jawab atas kondisi kesehatannya masing-masing dan dengan mengikuti lomba, pelari dianggap sudah memahami risiko dari lomba.

15. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas cidera, hilang arah (tersesat) ataupun KEMATIAN yang timbul selama atau sesudah lomba yang dialami oleh peserta yang tidak memenuhi kondisi tersebut diatas.

16. Penyelenggara berhak untuk tidak mengizinkan atau mendiskualifikasi peserta yang diketahui atau diduga tidak fit untuk mengikuti lomba.

17. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi peserta dan/atau membatalkan hasil lomba sebagai akibat dari adanya pelanggaran yang selanjutnya penyelenggara tidak wajib mengembalikan biaya pendaftaran dalam hal tersebut.

18. Seluruh Peserta WAJIB mengikuti Technical Meeting yang diselenggarakan oleh Panitia pada tanggal 26 April 2025 pukul 15.00 Wita agar mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai rute lomba, safety dan hal teknis lomba lainnya.

19. Bagi Peserta yang terlambat tetap diperkenankan mengikuti perlombaan melalui titik start yang telah ditentukan maksimal 15 menit setelah flag off sesuai dengan kategori yang diikuti peserta, tapi Cut off Time (COT) tetap berlaku sesuai dengan kategori peserta.

KUALIFIKASI DAN KLASIFIKASI LOMBA

1. Lomba terbuka untuk pria dan wanita berusia 18 tahun atau lebih pada hari perlombaan, yang dalam keadaan sehat.

2. Tidak ada kualifikasi peserta yang diperlukan, tetapi perhatikan bahwa Trail Mates Race 2025 memiliki rute yang tidak mudah, pelari WAJIB mempersiapkan diri secara fisik dan psikologis, dan sangat disarankan untuk membaca lebih lanjut ketentuan perlombaan.

3. Penyelenggara memiliki hak eksklusif untuk menyetujui/menolak pendaftaran, termasuk hak untuk memberikan dispensasi (dengan pertimbangan yang cermat) bagi yang tidak memenuhi kriteria kualifikasi.

4. Setiap Peserta akan mendapatkan gelang penanda dengan warna yang berbeda dan jumlah yang berbeda sesuai dengan kategori peserta lomba, yakni Kategori 20K dengan 3 Gelang Penanda, Kategori 10K dengan 2 Gelang Penanda, dan Kategori 5K 1 Gelang Penanda..

5. Apabila ditemukan Peserta tidak dapat menunjukkan Gelang Penanda dengan jumlah dan warna yang telah ditentukan oleh Penyelenggara kepada tim verifikasi pada garis finish, akan didiskualifikasi dan tidak berhak dengan medali finisher, termasuk kepada Peserta Pemenang atau berpotensi Pemenang.

6. Setiap Peserta, terutama Peserta yang berpotensi pemenang (Potential Winner) akan dilakukan verifikasi oleh tim verifikasi terhadap kesesuaian data identitas diri termasuk data pada BIB, maka dari itu sangat disarankan membawa identitas diri pada saat lomba berlangsung.

BIB

1. Seluruh peserta akan menerima nomor BIB dan wajib untuk mengenakan BIB sesuai dengan petunjuk yang ditetapkan oleh Penyelenggara.

2. Waktu tembakan (gun time) adalah waktu yang digunakan untuk menentukan hadiah utama dan penentuan finisher.

3. Peserta diwajibkan untuk selalu memakai BIB dengan benar sesuai ketentuan dari penyelenggara mulai dari garis start hingga melewati garis finish.

4. Peserta yang menggunakan lebih dari satu BIB akan didiskualifikasi dan catatan waktunya tidak akan direkam.

5. Peserta yang kehilangan BIB akan didiskualifikasi dan tidak dianggap sebagai finisher.

PERUBAHAN KETENTUAN LOMBA

1. Penyelenggara berhak untuk mengubah, menambah, mengurangi atau mengesampingkan ketentuan lomba.

2. Peserta akan terikat atas segala perubahan ketentuan yang ditetapkan Penyelenggara.

3. Kegagalan dalam memenuhi ketentuan, beserta perubahannya, dapat mengakibatkan diskualifikasi dan pencabutan hadiah dan catatan waktu

PENGAWASAN RUTE LOMBA

1. Setiap peserta wajib berlari sesuai rute yang sudah ditentukan oleh penyelenggara.

2. Setiap peserta yang tidak mematuhi arahan, perintah, atau instruksi dari petugas lomba, petugas keamanan atau marshal (secara bersama-sama “Petugas”), atau peserta yang melakukan tindakan tidak sportif, atau tersinggung oleh tindakan atau ucapan dari Petugas, peserta-peserta atau penonton, dapat didiskualifikasi dari lomba oleh Petugas.

3. Setiap peserta yang ditemukan oleh Petugas atau perlengkapan pengawasan memiliki keuntungan yang tidak jujur dengan cara memperpendek rute lomba (“memotong jalan”) dari rute yang telah disediakan akan didiskualifikasi dari lomba atau dan selanjutnya mendapatkan pemotongan waktu finish sebesar 30 menit.

4. Seluruh Peserta lomba yang ditemukan oleh Petugas atau perlengkapan pengawasan ataupun Peserta lain dengan bukti yang cukup akurat membuang dan/atau meninggalkan sampah akan didskualifikasi dari lomba dengan pemotongan waktu 15 (lima belas) menit.

5. Seluruh Peserta lomba yang ditemukan oleh Petugas atau perlengkapan pengawasan ataupun Peserta lain dengan bukti yang cukup akurat merubah, memindahkan, merusak dan/atau menghilangkan penanda jalur akan di diskualifikasi dan tidak berhak sebagap finisher ataupun pemenang.

6. Bantuan medis oleh petugas medis resmi lomba tidak dianggap sebagai bantuan yang akan mengakibatkan peserta didiskualifikasi dari lomba. Jika peserta berada dalam kondisi tidak sehat pada saat atau sesudah lomba dan/atau menerima perhatian medis dari petugas medis resmi lomba, maka peserta tersebut wajib memberikan informasi kesehatan secara detail kepada Penyelenggara atau pihak yang diberi wewenang oleh Penyelenggara.

PEMBEBASAN TANGGUNG JAWAB

Peserta dengan ini mengesampingkan, membebaskan, menyatakan tidak akan menuntut Penyelenggara dan akan membebaskan Penyelenggara dan segala pihak yang berhubungan dengan Penyelenggara atas segala tanggung jawab, klaim, tindakan, atau kerugian yang mungkin timbul atau berhubungan dengan pendaftaran atau keikutsertaan Peserta pada event TRAIL MATES RACE 2025.